Обзор требований к заверению протоколов собраний акционеров АО и участников ООО

Требование об удостоверении принятия решений общим собранием распространяется только на акционерные общества и общества с ограниченной ответственностью. Порядок удостоверения зависит от организационно-правовой формы

Принятие решений общим собранием участников/акционеров и состав участников/акционеров, присутствовавших при его принятии, подтверждается:

для публичных акционерных обществ — регистратором;
для непубличных акционерных обществ – регистратором или нотариально;
для обществ с ограниченной ответственностью – нотариально или иным способом, предусмотренным уставом или единогласным решением участников.

При этом уставом непубличного акционерного общества может быть предусмотрено, что функции счетной комиссии, то есть удостоверения принятия решения общего собрания, выполняет только регистратор, осуществляющий ведение реестра акционеров, или только нотариус.

Иные способы, которые могут быть установлены в уставе общества с ограниченной ответственностью:

подписание решения всеми участниками или частью участников;
использование технических средств, позволяющих достоверно установить факт принятия решения;
иной способ, не противоречащий закону.

Удостоверению подлежат факт принятия решения общим собранием участников/акционеров и состав участников, присутствовавших на общем собрании участников/акционеров, но не само решение, принятое общим собранием участников/акционеров

Исходя из положений п. 3 ст. 67.1. ГК РФ, удостоверению подлежит факт принятия решения общим собранием участников/акционеров, но не само решение.

В соответствии с проектом Федерального закона «О внесении изменений в Федеральный закон «Об акционерных обществах» и отдельные законодательные акты Российской Федерации (в части приведения в соответствие с новой редакцией главы 4 Гражданского кодекса Российской Федерации)» (далее – Федеральный закон «О внесении изменений в Федеральный закон «Об акционерных обществах») лицо, выполняющее функции счетной комиссии, которое удостоверяет принятие решений общим собранием акционеров, не осуществляет проверку принимаемых общим собранием акционеров решений на соответствие закону и не отвечает за их законность.

Однако в случае очевидного противоречия решения основам правопорядка и нравственности указанное лицо вправе отказать в удостоверении принятия решения общим собранием участников/акционеров

Нормативно-правовой акт: Проект Федерального закона «О внесении изменений в Федеральный закон «Об акционерных обществах» и отдельные законодательные акты Российской Федерации (в части приведения в соответствие с новой редакцией главы 4 Гражданского кодекса Российской Федерации)».

Требование об удостоверении принятия решений не распространяется на общества с ограниченной ответственностью, состоящие из одного участника, и акционерные общества, состоящие из одного акционера

Требование об удостоверении принятия решений не распространяется на общества с ограниченной ответственностью, состоящие из одного участника, и на акционерные общества, состоящие из одного акционера.

Указанное положение не отвечает цели недопущения фальсификации решений, соответственно, единственный участник или единственный акционер не лишены права удостоверить принятие ими решений.

Нормативно-правовые акты: Письмо Центрального банка РФ от 18.08.2014 г. № 06-52/6680 «О некоторых вопросах, связанных с применением отдельных положений Федерального закона от 05.05.2014 N 99-ФЗ «О внесении изменений в главу 4 части первой Гражданского кодекса Российской Федерации и о признании утратившими силу отдельных положений законодательных актов Российской Федерации»; Письмо Федеральной нотариальной палаты от 01.09.2014 г. № 2405/03-16-3 «Пособие по удостоверению нотариусом принятия общим собранием участников хозяйственного общества решения и состава участников общества, присутствовавших при его принятии»; Проект Федерального закона «О внесении изменений в Федеральный закон «Об акционерных обществах» и отдельные законодательные акты Российской Федерации (в части приведения в соответствие с новой редакцией главы 4 Гражданского кодекса Российской Федерации)».

Федеральной нотариальной палатой письмом от 01.09.2014 г. № 2405/03-16-3 было утверждено «Пособие по удостоверению нотариусом принятия общим собранием участников хозяйственного общества решения и состава участников общества, присутствовавших при его принятии» (далее – Пособие), которое носит рекомендательный характер.

Однако, в условиях того, что отсутствует какое-либо более детальное законодательное регулирование порядка нотариального удостоверения принятий решений общих собраний хозяйственных обществ, нотариусы будут руководствоваться положениями указанного Пособия.

Федеральной нотариальной палатой были даны следующие разъяснения:

Нотариус проверяет правоспособность общества, порядок проведения предстоящего общего собрания, полномочия участников общества, их состав, полномочия заявителя, однако, не проверяет полноту действий, осуществленных органами общества для подготовки к проведению собрания.
Нотариус обязан присутствовать на общем собрании лично, с момента его открытия до принятия решения по последнему вопросу, при голосовании по бюллетеням – до момента окончания подсчета голосов.
Нотариус проверяет состав участников/акционеров, полномочия присутствующих на общем собрании лиц, кворум для принятия решения, соблюдение порядка голосования в ходе общего собрания.

Нормативно-правовой акт: Письмо Федеральной нотариальной палаты от 01.09.2014 г. № 2405/03-16-3 «Пособие по удостоверению нотариусом принятия общим собранием участников хозяйственного общества решения и состава участников общества, присутствовавших при его принятии»

Нотариус не ставит удостоверяющую надпись на решении/протоколе общего собрания, а выдает отдельное свидетельство, которое к решению/протоколу общего собрания не подшивается

В связи с тем, что нотариус удостоверяет лишь факт принятия решения и состав участников, присутствовавших на собрании, но не само решение, нотариус не ставит удостоверяющую надпись на решении/протоколе общего собрания, а выдает отдельное свидетельство, которое подтверждает только факт принятия решения общим собранием участников/акционеров и состав участников, присутствовавших при его принятии.

Изготовление и выдача указанного свидетельства производится в следующие сроки: по получении протокола счетной комиссии об итогах голосования, а в случае, когда результаты голосования известны с момента окончания собрания – в иной максимально короткий срок.

В случае, когда все акционеры или один из акционеров являются иностранными компаниями, уставом непубличного акционерного общества может быть предусмотрено, что принятие решения общего собрания удостоверяется (функции счетной комиссии выполняются) иностранным нотариусом из определенных уставом государств

В связи с тем, что представители акционера-иностранной компании не всегда имеют возможность присутствовать на общем собрании акционеров, уставом непубличного акционерного общества может быть предусмотрена возможность удостоверения принятия решения общего собрания (выполнения функций счетной комиссии) иностранным нотариусом.

Удостоверение принятия решения общим собранием участников/акционеров при проведении общего собрания в форме заочного голосования

В связи с тем, что нотариус удостоверяет принятие решений общим собранием участников/акционеров, лично присутствуя на общем собрании, то Федеральная нотариальная палата в письме от 01.09.2014 г. № 2405/03-16-3 сделала вывод о том, что проведение общего собрания в форме заочного голосования является одним из оснований для отказа в удостоверении принятия решения общим собранием участников/акционеров.

Однако, в проекте Федерального закона «О внесении изменений в Федеральный закон «Об акционерных обществах» предусмотрено, что при заочном голосовании бюллетени направляются или вручаются лицу, удостоверяющему принятие решений общим собранием акционеров (регистратор или нотариус).

При этом, подписание самих бюллетеней не подлежит подтверждению/удостоверению, однако, в уставе непубличного акционерного общества может быть предусмотрено, что подписание бюллетеня тем или иным акционером должно быть удостоверено регистратором или нотариусом.

Таким образом, при проведении общего собрания в форме заочного голосования удостоверены могут быть как сами бюллетени, так и факт их направления от акционера.

Нормативно-правовые акты: Письмо Федеральной нотариальной палаты от 01.09.2014 г. № 2405/03-16-3 «Пособие по удостоверению нотариусом принятия общим собранием участников хозяйственного общества решения и состава участников общества, присутствовавших при его принятии»; Проект Федерального закона «О внесении изменений в Федеральный закон «Об акционерных обществах» и отдельные законодательные акты Российской Федерации (в части приведения в соответствие с новой редакцией главы 4 Гражданского кодекса Российской Федерации)».

Требование об удостоверении принятия решений общим собранием акционеров может быть распространено также на принятие решений советом директоров и (или) коллегиальным исполнительным органом.

В связи с тем, что такие решения, как освобождение генерального директора от должности и избрание нового генерального директора, а также другие важные решения, могут приниматься советом директоров, в целях недопущения их фальсификации, уставом может быть предусмотрена обязательность удостоверения принятия соответствующих решений советом директоров или коллегиальным исполнительным органом.

Основания для отказа в удостоверении принятия решений общим собранием участников/акционеров.

В письме Федеральной нотариальной палаты от 01.09.2014 г. № 2405/03-16-3 предусмотрены следующие основания для отказа в удостоверении принятия решений общим собранием участников/акционеров:

проведение общего собрания участников/акционеров в форме заочного голосования, однако, в проекте Федерального закона «О внесении изменений в Федеральный закон «Об акционерных обществах» предусмотрена возможность удостоверения принятия решений общим собранием акционеров при заочном голосовании;
непринятие ни одного из решений;

Принятие ничтожных решений:

принято по вопросу, не включенному в повестку дня, за исключением случая, если в собрании приняли участие все участники соответствующего гражданско-правового сообщества;
принято при отсутствии необходимого кворума;
принято по вопросу, не относящемуся к компетенции собрания;
противоречит основам правопорядка или нравственности;
ограничивает право участника присутствовать на общем собрании, принимать участие в обсуждении вопросов повестки дня и голосовать при принятии решений.